Quero Fazer Um Evento, Por Onde Começo?

1 – Defina o objetivo do seu projeto

Para chegar em algum lugar a gente precisa primeiro saber onde quer ir, não é mesmo? Na realização de um evento é a mesma coisa.

O que você está buscando ao realizar este projeto?

Este objetivo pode ser aumentar suas vendas, reforçar sua marca em determinada região, ou simplesmente confraternizar. O importante é sabermos aonde queremos ir!

A Tanui Promoções e Eventos oferece consultoria desde a concepção até a realização do evento de sucesso da sua empresa!

A Tanui Promoções e Eventos criou um guia rápido com 11 passos para sua empresa na realização do seu evento.
Confira o segundo!

2º Passo – Qual é o seu público

O evento é para clientes? O evento é para novos clientes? Como é esse público? Ele pode se deslocar até onde estou? São mais homens, mulheres ou é misto? Meu público busca aprimorar conhecimento ou confraternizar?
Todas estar informações vão ajudar você a definir um ponto fundamental do seu projeto, que podemos chamar de FORMATO.
Existem diversos formatos para eventos, alguns deles são:
– Recepção
– Conferência
– Simpósio
– Congresso
– Workshop
– Curso
– Webinar
Qual se adequa melhor ao seu projeto? Conte com a Tanui da concepção até a execução do seu evento!

Sua empresa quer realizar um evento de sucesso?
A Tanui desenvolveu um guia rápido para a realização do seu projeto?
Confira o terceiro passo!

3 – Onde fazer? LOCAL e DATA

Definido o público e o formato agora é hora de partir para a prospecção dos locais que podem receber o seu evento.
A escolha do local deve levar em consideração a facilidade no deslocamento dos convidados, capacidade de público, e principalmente, qual estrutura o local oferece:
– Tem estacionamento?
– No caso de buffet, a estrutura de cozinha suporta o número de convidados?
– Permite mudanças de decoração do espaço?
– Os protocolos do local de montagem e desmontagem atendem o que estou buscando?
– A data que pretendo realizar meu evento está disponível?
Entre em contato com a gente! Nós da Tanui desenvolvemos com você o projeto de acordo com a necessidade da sua empresa!

4 – Planejamento Financeiro

Muita gente gosta de pular esta etapa, mas nós da Tanui consideramos a PRINCIPAL, afinal, um bom planejamento evita surpresas no final, não é mesmo?
Agora que já temos desenhada nossa a estimativa de público, perfil, local a realizar, chegou o momento de verificar se o evento que estamos planejando cabe no nosso orçamento.
É nessa hora que damos início à cotação de fornecedores, com base no formato de evento definido podemos levantar os custos de:
– BUFFET E BEBIDAS
– DECORAÇÃO
– SEGURANÇA
– RECEPÇÃO
– UNIFORMES
– COMUNICAÇÃO VISUAL
– SOM E ILUMINAÇÃO
– ATRAÇÕES
– FOTOGRAFIA E FILMAGEM
– GERADOR (caso o local escolhido não possua)

5 – Formalização dos Contratos

É fundamental na realização de um evento que todas as negociações com os fornecedores sejam formalizadas, ou seja, faça sempre um contrato de tudo que foi acertado, com valores, prazos e cláusulas que estipulem multas caso não seja atendido aquilo que foi definido nos orçamentos.
Esta é uma etapa fundamental para a elaboração de um evento de sucesso! Na maioria dos casos você só poderá cobrar de um fornecedor aquilo que foi registrado e assinado em contrato.

6 – Identidade Visual do Evento

Não basta ter um nome, seu evento tem que ser uma marca! Agora é hora de criar uma imagem para o seu projeto! Neste momento que entra o trabalho de comunicação visual que deverá trabalhar em conjunto com a divulgação e com a decoração do seu evento!
Logomarca, cores, fontes, tudo que for escolhido agora guiará todo o seu projeto, então escolha com carinho os responsáveis por esta etapa!
Para guiar o profissional que irá desenvolver a identidade do seu evento passe um briefing completo do seu projeto, com data, horário e local, objetivo e perfil de público. Quanto mais detalhado for o seu briefing, mais acertada será esta comunicação. A hora de soltar a criatividade é agora!

7 – Convites

Definidos o formato, os custos, o local, data, horário, fornecedores e contratos assinados, identidade visual, agora é a hora de atrair o seu público!
Este evento é exclusivo para convidados? Será permitido acompanhantes? Os convites serão entregues impressos ou serão virtuais? Caso opte pelo convite impresso, irá pelo correio, serviços de logística ou minha equipe de vendas entregará pessoalmente?
Tudo isso deve ser levado em consideração para definição do prazo, lembrando sempre no tempo de impressão em gráfica e logística de entrega. Quanto mais convidados, mais prazo!
Nesta etapa também entra um serviço importante. Que é o RSVP
O RSVP vem da expressão francesa “Répondez S’il Vous Plaît”, que significa “Responda por favor”. Aqui no Brasil conhecemos a sigla como o serviço confirmação de presença em eventos. Além de esclarecer dúvidas dos convidados, o RSVP é uma ferramenta fundamental na organização do seu evento. É com ele que se tem uma ideia clara do número de convidados para uma melhor organização, logística e controle financeiro do evento.
Existem os seguintes serviços de RSVP que devem ser definidos antes do disparo dos convites:
Ativo: em que nossa equipe treinada entra em contato com seus convidados.
Passivo: disponibilizamos um número de telefone para o convidado entrar em contato com uma equipe treinada.
Online: confirmação de presença através de formulário online.

8 – Montagem

Convites entregues, contratos assinados, está chegando a hora de brilhar!
A etapa da montagem é fundamental para seu evento, por isso certifique-se de contar com uma equipe preparada para este momento!
Para o dia da montagem elabore um checklist com todos os pontos que deverão ser gerenciados, relação de fornecedores, seus contatos, mercadorias a serem recebidas, posicionamento de equipe de recepção, etc.
É nesta hora que surgem os imprevistos, então esteja preparado para compras de última hora e deslocamentos não planejados. É fundamental contar com mais de uma pessoa, caso seja necessário se ausentar do local da montagem.

9 – Recepção

Se a primeira impressão é mesmo a que fica então a recepção é o coração do nosso evento! É aqui que seu convidado terá o primeiro contato com tudo o que você preparou com o maior carinho, então, não meça esforços em ter uma super equipe de recepção!
Além de um bonito uniforme, é fundamental que seu time esteja bem treinado para receber seus convidados com agilidade e eficiência. Hoje já estão disponíveis diversas tecnologias para receber com rapidez seu convidado, procure a que melhor se encaixa no formato do seu evento, afinal, não queremos ver ninguém ansioso na porta, não é mesmo?

10 – Evento

Tudo preparado? Equipes a postos agora é a hora de ver a magia acontecer!
Curta seu evento e não esqueça de confraternizar com seu público, que vai ficar muito feliz em saber que você preparou todos os detalhes pensando nele!

11 – Pós evento

Temos certeza que seu evento foi um sucesso, agora é a hora de colher os frutos de todo esse trabalho!
Enviar um agradecimento ao seu convidado pela presença é sempre gentil, e deixará o seu evento dentro da lembrança dele por mais tempo.